Abstract :
Latar Belakang : Setiap hal yang menyangkut kegiatan organisasi yang bersifat
resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat. Kantor Kecamatan Jaken merupakan
instansi pemerintah yang bertugas untuk menjalankan kewenangan pemerintah.
Dalam menjalankan tugasnya, kantor terlibat dalam surat menyurat. Bagian
Kepegawaian dan Umum menangani pengarsipan surat masuk dan keluar di
Kantor Kecamatan. Berdasarkan hasil pengamatan saat ini masih ada beberapa
kendala dalam pengarsipan surat meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar
dilakukan dengan cara manual, tidak semua surat terarsipkan dengan baik,
pembuatan penindaklanjut tujuan disposisi dari kepala bagian ke bagian
bersangkutan yang terkadang memakan banyak waktu, dan hilangnya surat. Oleh
karena itu, kantor kecamatan membutuhkan ?sistem informasi manajemen arsip
surat? yang dirancang agar dapat mengolah arsip surat secara cepat, akurat dan
rinci dalam penyimpanan dan pencarian dokumen yang dibutuhkan. Sehingga
dapat mempercepat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
Metode : Metode dalam pengumpulan data penelitian adalah observasi,
wawancara serta menggunakan jenis penelitian kualitatatif. Fokus dan instrumen
penelitian dilakukan pada salah satu staff kepegawaian untuk mendapatkan
informasi secara benar dan terpercaya.
Hasil : Berdasarkan Hasil dari Sistem Informasi tersebut berjalan dengan baik
dengan pengujian yang dilakukan dengan rentang nilai 100% blackbox, dan
kuesioner 96% bahwa kesimpulannya sistem sudah sangat layak digunakan.
Simpulan : Perancangan ini berupa sistem informasi arsip berbasis web yang
dapat mengelola pencatatan surat masuk, surat keluar, pencarian surat, dan
penyimpanan arsip secara digital.
Kata kunci : pengarsipan, surat, arsip, kecamatan